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So teilen Sie mit externen Benutzern in SharePoint

Seit zwei Jahrzehnten ist SharePoint das Kollaborationssystem der Wahl für Unternehmen auf der ganzen Welt. Die hochentwickelten Funktionen der Plattform schaffen eine sichere Umgebung für den Informationsaustausch, die Datenaufzeichnung und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

So teilen Sie mit externen Benutzern in SharePoint

Eine solche Funktion ermöglicht es Ihnen, eine SharePoint-Datei zu öffnen, auch wenn Sie kein normaler Benutzer sind. In diesem Artikel behandeln wir die Grundlagen der externen Freigabe – von der Freigabe für externe Benutzer bis hin zu den Dateitypen, die Sie einschließen können.

Freigeben von Dokumenten mit SharePoint

SharePoint ermöglicht Ihnen das Speichern und Freigeben von Dateien mithilfe des von Ihnen gewählten Webbrowsers. Es ist mit fast allen Suchmaschinen und Geräten kompatibel. Sie können es auch mit anderen Cloud-Speicherdiensten wie OneDrive synchronisieren.

Die Plattform ist gut geeignet, um alle Arten von Dateiformaten zu teilen. Die Benutzeroberfläche ist relativ einfach zu lesen, daher ist der Prozess ziemlich einfach. So teilen Sie Dokumente mit SharePoint:

  1. Öffnen Sie Ihren Browser und gehen Sie zu office.com/signin. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Ihrem Skype-Profil an. Wenn Sie nicht angemeldet sind, klicken Sie auf den untenstehenden Link, um ein Konto zu erstellen.
  2. Blättern Sie durch Ihre Dateien. Markieren Sie diejenigen, die Sie teilen möchten. Mit SharePoint können Sie auch ganze Ordner auswählen. Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Teilen“.

  3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um ein Dropdown-Menü zu öffnen. Wählen Sie eine der Link-Sharing-Optionen aus.

  4. Um jedem mit dem Link Zugriff zu gewähren, wählen Sie „Jeder“.
  5. Um die Datei mit Ihren Kollegen zu teilen, wählen Sie „Personen in“.

  6. Wenn Sie nur mit bestimmten Personen teilen möchten, geben Sie deren Namen in das entsprechende Feld ein.

  7. Wenn Sie weitere Anweisungen hinzufügen möchten, können Sie eine Nachricht schreiben.
  8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Übernehmen".

Eine schnellere Möglichkeit besteht darin, einen Link zu erstellen, der zu einer bestimmten Datei führt. Sie können die URL dann an eine Textnachricht anhängen oder auf eine andere Website kopieren. Die Person, die den Link erhält, kann ihn auch mit anderen Personen teilen. So geht's:

  1. Melden Sie sich unter office.com/signin bei Ihrem Konto an.
  2. Klicken Sie in SharePoint auf die Registerkarte „Link kopieren“.

  3. Wählen Sie eine Freigabeoption aus dem Dropdown-Menü. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um den Link zu erstellen.

  4. Verwenden Sie die Tastenkombinationen STRG + C und STRG + V, wenn Sie den Link kopieren/einfügen möchten. Sie können dies auch tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die URL klicken und die Optionen aus der Dropdown-Liste auswählen.

Teilen einer Website mit SharePoint

SharePoint beschränkt Sie nicht auf die Freigabe von Dateien und Ordnern. Sie können Ihre gesamte Site auch für externe Benutzer und Mitglieder Ihres Verzeichnisses freigeben. So geht's:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto an.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Site teilen“.

  3. Ein neues Fenster wird geöffnet. Geben Sie den Namen der Person oder Gruppe ein, die Sie der Site hinzufügen möchten. Sie können die Site auch für die gesamte Organisation freigeben. Geben Sie einfach "Jeder außer externen Benutzern" in das Dialogfeld ein.

  4. Legen Sie die gewünschte Berechtigungsstufe fest. Sie können Personen erlauben, die Site anzuzeigen, zu bearbeiten oder vollständig zu verwalten.

  5. Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht mit zusätzlichen Informationen oder Anweisungen anhängen.
  6. Klicken Sie auf "Teilen", wenn Sie fertig sind.

Teilen Sie alles mit SharePoint Teams

Mit SharePoint Team können Sie und Ihre Mitarbeiter regelmäßig Dokumente, Mediendateien und Anwendungen nahtlos austauschen. Das Portal soll die Produktivität steigern und die Projektzusammenarbeit optimieren.

Als Teammitglied können Sie auf der Startseite des Portals auf alle Links zu relevanten Verzeichnissen, Dateien und Websites zugreifen. Sie können den Aktivitätsfeed auch verwenden, um Website-Interaktionen zu verfolgen.

SharePoint Team verfügt über eine Registerkarte „Dateien“ mit einer Vielzahl von Funktionen. Jedes Mitglied kann diese Funktionen verwenden, um freigegebene Dateien zu bearbeiten und das Portal anzupassen. Hier ist eine Liste mit Optionen:

  • Greifen Sie im Abschnitt „Neue Datei“ auf zusätzliche Funktionen zu.
  • Synchronisieren Sie die Dateien mit dem entsprechenden lokalen Laufwerk.
  • Ändern Sie die Ansicht, um die Portaloberfläche übersichtlicher zu gestalten. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung, darunter Listenansicht, Kachelansicht und Kompaktansicht.
  • Sortieren Sie Malware oder Junk-Dateien aus oder melden Sie verdächtige Dateien.
  • Dateien hochladen und einchecken.
  • Dateien auschecken und herunterladen.
  • Ordnen Sie die Dateireihenfolge neu an.

Verwalten von SharePoint-Gastfreigabeeinstellungen

Wenn Sie ein globaler oder SharePoint-Administrator sind, haben Sie die Befugnis, die Freigabeeinstellungen für die gesamte Organisation anzupassen. Das bedeutet, dass Sie den Grad der Teilnahme von Gastbenutzern auf dem SharePoint-Server bestimmen können. Je nach Bedarf stehen Ihnen mehrere Freigabekonfigurationen zur Auswahl. So verwalten Sie die Einstellungen für die Gastfreigabe:

  1. Öffnen Sie Ihren Browser und melden Sie sich bei Ihrem Administratorkonto an.
  2. Öffnen Sie die Registerkarte „Externe Freigabe“.

  3. Wählen Sie die gewünschte Freigabeebene für Ihre Organisation aus. Normalerweise ist die Standardeinstellung „Jeder“.

Unterschiedliche Freigabeeinstellungen implizieren unterschiedliche Zugriffsebenen. Stellen Sie sicher, dass Sie eines auswählen, das dem Dokumenttyp entspricht, den Sie freigeben. Hier ist eine kurze Aufschlüsselung der einzelnen Freigabekonfigurationen:

  • Jeder. Mit dieser Einstellung können Benutzer Links freigeben, die keine Authentifizierung erfordern. Das bedeutet, dass sie es sowohl an bestehende als auch an neue Gäste senden können. Als Administrator können Sie für jeden Link ein Ablaufdatum festlegen.
  • Neu plus bestehende Gäste. Bei dieser Einstellung müssen sich Gäste mit ihrem Microsoft-Konto anmelden, um auf den Link zuzugreifen. Sie können auch ihre Schul- oder Firmenbenutzer-ID verwenden. Dies liegt daran, dass für diese Art von Links Identitätsprüfcodes erforderlich sind.
  • Nur bestehende Gäste. Auf diese Weise können Sie Dateien aus Ihrem Verzeichnis für Gäste freigeben. Dies schließt alle Personen ein, die Ihre Einladungen in der Vergangenheit angenommen haben. Es bezieht sich auch auf Gäste, die Sie manuell über Azure B2B oder ähnliche Funktionen für die Zusammenarbeit hinzugefügt haben.
  • Nur Mitglieder Ihrer Organisation. Wenn Sie verhindern möchten, dass externe Benutzer auf Ihr Verzeichnis zugreifen, wählen Sie diese Einstellung. Es deaktiviert die externe Freigabefunktion und behält alle Dateien in Ihrer Organisation.

Wenn Sie die externe Freigabe deaktivieren und dann wieder aktivieren, können Gäste, denen zuvor Zugriff gewährt wurde, weiterhin dem Server beitreten. Wenn Sie nicht möchten, dass Gäste wieder Zugriff auf bestimmte Websites erhalten, müssen Sie die Einstellung für diese Websites einzeln deaktivieren.

Häufig gestellte Fragen zur SharePoint-Gastfreigabe

Wie schalte ich die externe Freigabe bei Bedarf ein und aus?

Die Dateien, die Sie auf Ihrem SharePoint-Server speichern, sind für jeden mit Site-Berechtigung zugänglich. Möglicherweise möchten Sie jedoch bestimmte Dateien für Personen freigeben, die SharePoint nicht regelmäßig verwenden. Hier kommt die externe Freigabefunktion ins Spiel.

Um die Einstellung zu aktivieren, müssen Sie ein SharePoint-Manager in Microsoft 365 sein. Site-Manager sind nicht berechtigt, die externe Freigabe zu aktivieren oder zu deaktivieren. So geht's:

1. Melden Sie sich bei der SharePoint Admin Center-Webseite an.

2. Navigieren Sie zur Spalte auf der linken Seite. Wählen Sie eine Site aus der Liste aus.

3. Klicken Sie auf den Kreis neben der Freigabeoption, die Sie aktivieren möchten.

Die verfügbaren Optionen werden auf Unternehmensebene festgelegt. Wenn Sie die externe Freigabe auf einer bestimmten Site deaktivieren, funktionieren alle Links, die Sie darauf freigegeben haben, nicht mehr.

Was können Gäste mit meinen freigegebenen Dokumenten tun?

Beim Teilen eines Links können Sie festlegen, ob die Person, die ihn öffnet, Änderungen an der Datei vornehmen kann. Wenn Sie das Kontrollkästchen "Bearbeitungen zulassen" aktivieren, können andere Benutzer nach Erhalt des Links Folgendes tun:

• Dateien und Ordner auf den Server hochladen und herunterladen.

• Erstellen Sie neue Ordner und laden Sie neue Dateien hoch.

• Dateien vom SharePoint-Server entfernen.

• Bearbeiten Sie vorhandene Elemente und Ordner.

• Übertragen Sie Dateien von einem Ordner in den anderen.

• Ändern Sie den Namen und das Format einer bestimmten Datei.

• Teilen Sie die Dateilinks mit anderen Personen.

Selbst bei aktivierter Bearbeitung sind einige Dinge noch tabu. Folgendes kann der Empfänger nicht:

• Bearbeiten oder benennen Sie ein Stammverzeichnis um. Dies gilt für andere Ordner mit hoher Hierarchie.

• Öffnen Sie andere Ordner von Ihrem SharePoint-Server. Sie können nur diejenigen anzeigen und bearbeiten, die Sie freigegeben haben.

• Greifen Sie ohne Erlaubnis auf alles andere auf Ihrer SharePoint-Site zu.

Es gibt auch drei Freigabeeinstellungen für Gastbenutzer in Ihrem Verzeichnis. Sie können eine der folgenden Optionen auswählen:

• Jeder (der Link kann ohne Überprüfung aufgerufen werden).

• Neue Gäste (der Link erfordert, dass der Gast seine Identität bestätigt). Vorhandene Gäste können auch auf diese Links zugreifen, nachdem sie sich mit einem Microsoft-Konto angemeldet haben.

• Nur vorhandene Gäste (die Freigabe ist auf Gäste beschränkt, die bereits in Ihrem Verzeichnis enthalten sind).

• Nur Mitglieder Ihrer Organisation (keine externen Gäste können auf den Link zugreifen).

Was kann ich mit Microsoft SharePoint teilen?

SharePoint unterstützt alle Arten von Dateiformaten. Sie können so ziemlich alles problemlos in Ihr Verzeichnis hochladen.

Die älteren Versionen haben jedoch Probleme mit bestimmten Dateitypen. Zum Beispiel werden die folgenden Erweiterungen vollständig vom Server 2016 blockiert:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .Seife

• .json

• .xamlx

Glücklicherweise hat der aktuelle Server keine solche Einschränkung. Ab sofort gibt es keine Formate und Erweiterungen, die von SharePoint verboten sind.

Teilen ist Kümmern

SharePoint bringt Ordnung in den Online-Arbeitsplatz. Die erweiterten Funktionen des Systems ermöglichen es Ihnen, sowohl Dateien als auch ganze Websites in nur wenigen einfachen Schritten freizugeben.

Für jede Situation und jeden Linktyp gibt es eine bevorzugte Freigabeeinstellung. Globale und SharePoint-Administratoren können sogar die externe Freigabe aktivieren und die Gasteinstellungen für die gesamte Organisation verwalten.

Nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter SharePoint zum Austausch von Dateien? Gibt es ein anderes Kollaborationssystem, das Sie bevorzugen? Kommentieren Sie unten und teilen Sie Ihre Gedanken zur externen Freigabefunktion mit.